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[中國軟件網]華天動力協同軟件六大實踐(2):帶球不如傳球
[中國軟件網]華天動力協同軟件六大實踐(2):帶球不如傳球
歐冠半決賽首回合，巴塞羅那出人意料的以1-3敗給國際米蘭，雖然沒有看到比賽的直播，但相信這一次梅西沒有發揮好，或許，是國際米蘭發揮得更好吧。
在之前巴塞羅那4-1橫掃阿森納的比賽中，梅西“梅開四度”，于是有媒體稱：梅西一個人打敗阿森納，這對梅西的隊友們來說是很不公平的。沒有另外10位隊友們的支持，你讓梅西一個人進4個球試試？
所以，說到底我們依靠的還是整個團隊的傳切球配合，而不是一個人的帶球狂奔，因為你跑得再快，也沒有球跑得快，一個人再厲害，也斗不過對方11個人。足球是最能夠體現團隊協作的比賽項目之一，這和企業間的競爭極為相似。
提升團隊協作效能——正是協同軟件在企業應用實踐中的另一項重要工作。
這里面有三個關鍵詞：
1、團隊，不是個人。因為企業是一個團隊，所以協同軟件更關注的是對團隊整體協作方式和方法的優化。
2、協作，不是工作。協作是團隊行為，工作是個人行為，協同軟件將個人工作有效地納入到團隊協作中。
3、效能，不是效率。效率只關注工作速度，效能則關注工作速度、質量和結果，華天動力認為，協同軟件不只是讓企業在同樣的時間內做更多的事，而是做更多、更有價值的事，這一點非常重要。
關于效能和效率的關系，管理大師彼得•德魯克曾在《有效的主管》一書中簡明扼要地指出：“效率是‘以正確的方式做事’，而效能則是“做正確的事”。效率和效能不應偏廢，但這并不意味著效率和效能具有同樣的重要性。我們當然希望同時提高效率和效能，但在效率與效能無法兼得時，我們首先應著眼于效能，然后再設法提高效率。”
很多企業在強調提升工作效率，而忽略了工作效能，結果搞得人人疲憊，卻沒做出成績，于是人人都開始抱怨。
經理抱怨：下面的人每天看起來都很忙，還總說人手不夠，可是為什么我分配下去的任務總不能及時完成呢，總得讓我親自去催、去抓，不然就要出錯呢？
員工抱怨：我每天都累得要死，可是總有一堆爛事處理不完，其實我的效率很高了，可是別人效率低啊，不能好好配合我。還有很多事都卡在經理那邊，可經理回過頭還罵我……
我曾經遇到這樣一個案例：
早上，財務部經理拿著一份文件找到行政秘書項雪，讓她務必在下班前發到全公司。
這樣的發文必須要經過財務副總和總經理的簽字，時間緊迫，項雪馬上拿著文件去找財務副總，財務副總正好在辦公室，簽完字，項雪去找總經理，但總經理不在，她只好等等。過了半個小時，總經理還沒有過來，項雪有點急，已經十點半鐘了，她決定打電話給老總，結果老總說他現在正在外地呢，讓項雪找常務副總代簽一下。項雪趕緊找到常務副總，還好他在公司，然后又找到辦公室主任蓋章，這時候已經十一點了。
項雪將文件復印了17份，他們在外地有11個辦事處，本市有4個子公司，本部有7個部門和5個車間。外地的辦事處要發傳真過去，項雪仔細的發傳真，然后打電話確認是否收到，是否清晰，全部發完已經是十二點多了。
她沒有休息，以最快的速度拿著文件到8個部門和5個車間去一一分發，每分發一份都要讓接收人在文件上簽字確認。
下午兩點多鐘，還剩下4個子公司沒有發，子公司都分布在市郊，而且相距較遠，好在公司的車下午沒事，項雪讓張師傅拉著她往子公司趕。接近5點鐘的時候，項雪終于送完了最后一份文件，她長出一口氣，這時候才想起來，中午還沒有吃飯呢。但她要先跟財務經理匯報一下，結果財務經理的一句話給她氣得半死：哦，這么晚才送到??！
項雪有些委屈，她大學本科畢業，很勤奮，也很上進，今天一整天的時間都在忙這件事，她的工作流程是對的，效率也是高的，也沒有出錯，可為什么上面和自己都覺得不滿意呢？
其實，這就是因為項雪在努力的“把事情做對”，卻沒有去“做對的事情”。
什么是對的事情？以項雪的素質、職位和薪水，她是不應該每天都做這些打印復印、跑腿打雜的工作的，她的價值并沒有得到應有的體現。她每天應該思考的是：如何協助總經理監督事務的執行，如何讓員工的工作環境更整潔舒適，如何在員工和高層之間建立更好的溝通渠道，如何將公司的月刊做得更漂亮些，如何盡量減少員工上班遲到的現象……
那么這些零零碎碎的事情總要有人做吧，其實，協同軟件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。通過協同軟件，項雪可以發起一個發文工作流，無論領導人在什么地方，都可以通過網絡及時審批，即使無法審批，也可以自動通過代理人進行審批。審批后，可以將文件一次性發給公司全員，接受者在接收到文件時，能夠自動給項雪發一個已讀回執。最后，發文文件可以直接保存到檔案中心。
同樣完成這樣一個工作，項雪以前要一整天的時間，現在則只需要十分鐘，在這件工作上，她的工作效能提升了幾十倍。
華天動力認為，協同軟件通過解決以下問題，可大大提升企業團隊的協作效能：
•工作流程復雜、繁瑣、不合理，大量中間環節和重復工作造成效能低下；
•溝通機制不健全、不暢通，溝通、監督和指導不及時、不方便、不直接；
•手工方式耗費大量的人力、物力、財力、時間成本去處理低端工作；
•不能充分發揮人員價值，造成人力資源的浪費和管理效能的低下……
協同軟件將員工從低端、繁雜、重復工作中解放出來，能夠駕輕就熟，以簡馭繁，用最短的時間、最少的投入，最好地完成任務，有更多時間和精力用于核心業務的處理，使自己和企業得到更大、更快的成長。
關鍵詞:
華天
OA系統
六大實踐
